仕事用メールでよりプロフェッショナルに聞こえるための3つのヒント

仕事用メール現代では、あなたの仕事はあなたが同僚、上司、クライアントなどに電子メールを送ることを要求するかもしれません。





あなたのメールは単純なメッセージではありません。それはあなたがプロの従業員として誰であるかを表しています。したがって、送信される各電子メールが適切に記述され、読みやすいことを確認する必要があります。



会社が特定のプログラム(たとえば、Microsoft Outlookなど)を使用している場合は、適用方法を学びたいと思うかもしれません。 メッセージのフォーマット 。メッセージングに使用するプラットフォームに関係なく、電子メールで[送信]をクリックする前に注意する必要のあるさまざまな重要なヒントがあります。



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専門分野での機能は誰にとっても困難な場合がありますが、おそらく最も特に精神疾患やその他のメンタルヘルスの懸念の症状を管理している人にとっては困難です。



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仕事用メールの校正

あなたが自由に使える最も重要で価値のあるツールは校正です。電子メールの送信について考える前に、重要な質問を検討してください。電子メールは文法的および論理的に意味がありますか?

可能な場合は、メールの事前に作成されたスペルチェッカーを使用して、文法上の誤りがないか確認します。スペルチェッカーに疑問がある場合は、外部のリソース(オンライン辞書など)を利用することを恐れないでください。



注意すべきその他の文法エラーには、次のものがあります。



  • 大文字の誤った使用法
  • 句読点の誤った使用法(コンマ、セミコロンなど)
  • プロの設定には不適切な文体と口調
  • 固有名詞の誤った使用法–これは、他の人に話しかけるときに特に重要です。重要な誰か(または何か)の名前のつづりを間違えることほど恥ずかしいことはほとんどありません!

メールの準備ができたら、声に出して読んで、意味があるかどうかを確認してください。時々、あなたはそれが聞こえる方法だけで文がずれているかどうかを知ることができます。

そこから、電子メールの全体的なフローが一貫していることを確認するために修正を加えることができます。

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最後に、時間があれば、メールを下書きとして保存し、そこから離れます。また、直接の友人や家族にメールを読んでもらい、エラーがないかどうかを確認することもできます。

経験則としては、メッセージ内のすべてを校正し、可能な限り再検討したと確信できる場合にのみ、送信を押してください。

仕事用メールを簡潔にする

あなたの会社の誰もが守る責任があるので、簡潔なメールを作成することによって彼らの時間を尊重することは役に立ちます。それらを短く、甘く、そして要点を明確にすることによって、あなたはすぐに明確な答えを取り戻し、あなたの一日を続けることができます。

まず、メッセージに短くて理解しやすい段落が含まれていることを確認します。実際、各段落は2文より長くする必要はありません。

あなたの電子メールがあなたに複数の完全な長さの段落を書くことを要求するとします。その場合、混乱や誤解を最小限に抑えるために、電子メールを送信する相手との直接の会議をスケジュールすることを検討できます。

各段落に関連情報のみが含まれていることを確認してください。受信者があなたのメッセージを理解するのに役立つかもしれない小さな詳細を組み込むのは魅力的ですが、それらの補遺をカットすることで、短くて直接的な電子メールを作成できます。

これらのタイプのメッセージは、多くの場合、読者が理解しやすいものであり、受信側は、必要に応じて明確な質問をする可能性があります。

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簡潔な言葉を使用するもう1つの便利な方法は、動詞になることを警戒することです。たとえば、レポートを送信できるようにしたい場合は、レポートを送信するように短縮できます。

このシナリオでは、a to be動詞を削除し、それをアクティブな動詞に置き換えて、言葉遣いを排除します。

敬意を表する口調で書く

何よりも、あなたのメッセージを丁重に伝えてください。

電子メールでの攻撃性は、受信者が直接あなたに話しかけていないため、意地悪なものとして出くわす可能性があります。ネガティブとポジティブのバランスをとることで、悪いニュースを配信する場合でも、この臨時記号を回避できます。

たとえば、従業員の業績を批評したい場合は、前向きなことを言って文を始め、批評で終わらせることができます。

さらに、 使用を避けますが 。それは文の前半を否定するので、あなたが何か前向きなことから始めたとしても、使うことはあなたが不誠実であると誰かに思わせるかもしれません。したがって、両方のステートメントが真のままになるように、butをandに置き換えます。

イーサネットスプリッターとハブ

メッセージの最後に短い署名を含めることも考えられます。これらの署名は、重要な連絡先や個人情報を受信者に伝えるのに役立ちます。

必要に応じて、メール設定に移動し、名前、連絡先の電話番号、および提携している他のサイトを含む署名を設定します。

会社にロゴがある場合は、署名の一部としてビジュアルを組み込むことを検討できます。その結果、プロフェッショナルなサウンドと外観の電子メールが作成され、敬意を表するトーンが維持されます。

結論

覚えておくべき重要なポイントの1つは、よりカジュアルな電子メールであっても、短く、簡潔で、エラーのないメッセージをできる限り作成す​​ることです。そうすることで、あなたは上司にあなたが彼らを尊重していることを示し、あなたは本当にあなたが他の人にあなたを見てもらいたいプロであると自分に言い聞かせます。